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如何打造企業三大核心流程——(三),運營流程

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如何打造企業三大核心流程——(三),運營流程

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【摘要】:
運營流程:如何正確地做事一件事情可能會出現四種狀態:重要而緊迫、重要但不緊迫、不重要但緊迫、不重要且不緊迫。對于企業流程化管理而言,主要是針對一些重要但不緊迫的事情。1.流程設計的原則?標準化標準化就是將企業的一切工作都按規定的流程去完成。標準化的核心是量化,“少許”“差不多”“很好”等模糊詞語無法解決企業的管理問題。?簡單化簡單化是方便員工執行的前提。企業做流程的根本就是把工作簡單化,簡單才能復

運營流程:如何正確地做事
一件事情可能會出現四種狀態:重要而緊迫、重要但不緊迫、不重要但緊迫、不重要且不緊迫。對于企業流程化管理而言,主要是針對一些重要但不緊迫的事情。
1.流程設計的原則
 標準化
標準化就是將企業的一切工作都按規定的流程去完成。
標準化的核心是量化,“少許”“差不多”“很好”等模糊詞語無法解決企業的管理問題。
 簡單化
簡單化是方便員工執行的前提。企業做流程的根本就是把工作簡單化,簡單才能復制、才能有效。張瑞敏說過,“把簡單的事做好就是不簡單?!逼髽I如果把流程做得很深奧、神秘,就違背了做流程的初衷。

【案例】
香皂廠的流水線
一家民營企業和一家國有企業分別購買了一套香皂生產線。這套設備有一個缺陷,就是在包裝環節中設備無法檢測出哪個香皂盒子沒有裝入香皂。因而,總是有一些空盒子流通到市場上,影響企業的信譽。
為了解決這個問題,財大氣粗的國有企業請了四個工程師,花費1200萬元,用了一年多時間設計出一個微電腦探頭,掃描出沒有裝香皂的盒子,就直接用機械手抓走。而民營企業的老板,沒有雄厚的實力請工程師研究,于是就在生產線旁邊放了一臺電扇,沒有裝香皂的空盒子隨流水線過來的時候,會被電扇吹下去。

從案例可以看出,在無法達到相關條件的時候,適當地選擇簡單的做法,把簡單的事情做得恰到好處,也一樣可以達到預期的效果。
簡單化的方法:首先,圖示。比如,將錄音筆上面各種按鈕按照位置用數字命名, “正1鍵”、“正2鍵”、“側1鍵”等,并畫在一張卡片上,即使是第一次使用錄音筆的人,也可以用得很好。其次,卡片。企業制作的流程卡可以在顏色和大小上有所差別。比如,一級流程用粉色A3紙,二級流程用藍色A4紙,三級流程用綠色B5紙等,即使隨便拿起一張流程卡,通過顏色和大小就能判別出流程。最后,表格。企業的一些數據可以通過表格進行對比,突出重點。
 專業化
戴明曾說過,“一件事情沒有做好,85%是在體系設計時出了問題,15%是操作者個人的問題?!币话銇碇v,企業常犯的錯誤,85%出現在設計時。
專業化主要包含三個層次:
專家?!奥劦烙邢群?,術業有專攻?!睂<液推髽I家相比,不是聰明而是專業,因此不要迷信專家。
流程專家。流程專家有科學的思維方法和足夠的技巧,了解如何更加規范地規范、優化和描述流程,可以避免企業在流程管理中走彎路。
流程所有者。企業的員工最了解流程實際現狀,但缺乏流程的表達技能,不懂得掌控流程間的內在聯系。專業流程管理人員需要向實踐學習,歸納總結,提煉出科學化的流程。
 2.流程導入“三步曲”
流程導入通常有三個步驟:
 流程浮現
流程浮現是指將現有的隱形流程從頭腦中浮現到紙上,用文字表達出來。
價值梳理
價值梳理是指從客戶滿意的價值倒推,分析“服務、銷售、加工、采購、設計”等創造價值的基本活動和輔助活動,了解哪些增值,哪些無效,通過清除、簡化、整合去除不必要的活動,優化增值性活動。
對于不必要的事情要進行整合,找出價值鏈。比如,聘請一個園藝師足以打理好一片草坪,但是,企業為此專門成立園藝處,還配備了處長、會計和出納,這就是價值的位移。
自動化運行
流程最重要的環節就是要自動化運行。自動化運行的關鍵在于“接口”,要打破部門界線,做好部門之間、崗位之間的對接口。
流程管理包括業務流程和管理流程兩個方面。在企業的各項活動中,供應、生產、銷售等增值活動,屬于業務流程;人事、財務、行政、研發等輔助活動,屬于管理流程。無論是增值活動,還是輔助活動,都是非常重要的,企業應該增加業務流程,減少管理流程。
3.流程運轉的三個步驟
流程運轉的步驟包括:
僵化
流程做好以后,不能束之高閣,應該堅決貫徹執行。這個過程不允許他人品頭論足或者輕易提意見,必須等到執行三到五個月之后才可以。
很多企業的流程無法導入,是因為新流程剛出臺就力求完美,給所有人留下了一個“改進”空間。因此,在流程導入時,執行要狠,要有力度。

【案例】
日本行政大樓的趣聞
一個中國人去日本行政大樓辦事,看見一個清潔工在打掃衛生,天上下著雨,清潔工還在灑水。中國人很納悶,就問原因。
清潔工的解釋是,他們的管理流程規定掃地以前必須有灑水的動作。
中國人覺得這樣不合理,清潔工說已經把更改方案提交到總務課了,但是在新流程還沒有下達以前,還要按舊的流程操作。

在上面的案例中,日本人給人的感覺就是很“死板”,但是這樣“死板”的日本人卻可以制造出世界一流產品,恰恰說明了流程規范的重要性。
流程是對傳統管理的一種顛覆,重塑的是一種工作習慣。流程解決的不僅是個人問題,而是整個組織的問題,初期僵化地執行流程,有可能降低效率,隨著流程的熟練、磨合和優化,整個組織的運轉效率就會得到明顯提升。
企業要培養員工的流程習慣,需要經歷從強制、習慣到自然的過程。

【案例】
牛的習慣
一個年輕人和年邁的父親每周都要上山采購一批農產品和藥材到集市上賣。傍晚下山的時候,要路過一條彎道,父親眼神不好,看不清前方的路,年輕人總是會喊“爹,該轉彎了”,父親拉一拉牛的韁繩,牛就轉彎了。
幾年后,年輕人獨自牽著牛上山。傍晚下山的時候,又到了這個該拐彎的地方,年輕人像父親一樣拉牛的韁繩,可是無論怎么做,牛就是不轉彎。年輕人恍然大悟,對著牛說“爹,該轉彎了”,牛很聽話地轉彎了。

雖然只是一個笑話,道理卻很深刻。牛用條件反射的方式活著,人靠習慣生活,想要改變人生,就要改善習慣。
對于企業來講,把流程導入話語系統是最重要的一個步驟。想知道企業的前途如何、企業對待流程的態度如何等,都可以通過流程中的話語系統來體現。
優化
優化就是主動收集企業中各個階層員工對流程的看法、改進的意見。優化的過程要定期進行,比如一年一次。
優化流程時要思考五個問題:
第一,這個步驟一定要進行嗎?如果答案為否,企業就又精簡了一項不必要的活動。
第二,一定要這個人來執行嗎?考慮節約不必要的成本。
第三,一定要在當前的地點進行嗎?比如一場會議,如果可以在公司普通的會議室開,就沒必要再去酒店的豪華會議室。
第四 ,一定要按當前順序進行嗎?很多事情,換一條思路就會豁然開朗。
第五,一定要按當前的方法進行嗎?換一種更科學的方法,做事情就會事半功倍。
固化
流程經過優化之后,要在員工中不折不扣地執行,通過不斷的追蹤、考核員工的掌握情況,達到在無意識狀態下自動自發執行的境界,這就是流程的固化。
流程一旦固化,任何人都要不折不扣地執行,在執行的過程中不斷地完善。
4.執行力的成效在于堅持
比爾·蓋茨曾說過,“巨大的成功靠的不是力量而是韌性,社會競爭常常是持久力的競爭?!?br> 成功并不是想象的那樣難,一直堅持“二八定理”的人,總是要求自己做到少數的20%,就會很容易成為第一名。簡而言之,只要堅持,總會成功。

【案例】
汶川大地震中的桑棗中學
汶川大地震發生的時候,桑棗中學2200多名學生在96秒鐘內全部逃生。
從2005年開始,桑棗中學每學期都要在全校組織一次緊急疏散演習。工作做得非常仔細,每個教室內疏散路線、每個班疏散順序、不同樓層學生的撤離速度、到操場上的站立位置等,都事先固定好,力求快而不亂、井然有序。經過3年流程化的訓練,桑棗中學的學生掌握了逃生的方法。

桑棗中學的校長葉志平用堅持多年的流程化訓練,使學生們毫發未損。

【案例】
驚人的相似
內蒙古豐鎮二中特大事故
2002年9月23日19:00時,新學期的第一天補課下課時,由于沒有教職員工組織疏導,19個班級1509名學生由樓梯蜂擁而下,當時天色已黑,各層樓梯的照明燈全部不亮,一片漆黑,在一層樓梯下段發生嚴重擁擠;前面的學生被擠倒,后面的學生繼續向下擠壓,部分學生從樓梯摔下,互相踩踏擠壓,造成21名學生死亡,43名學生受傷。
湖南湘潭育才中學踩踏事故
2009年12月7日21時30分左右,晚自習下課后,由于下著大雨,很多學生為了不被雨淋,就從離宿舍最近的樓梯下樓(平時學校要求不同班級的學生下課之后,都要從教學樓不同的四個出口出入),學生們沒有老師監護,下樓梯的過程中,一個學生跌倒,驟然引發擁擠、踩踏,造成8人死亡、26人受傷的重大事故。
新疆阿克蘇市第五小學發生踩踏事故
2010年11月29日12時許,是新疆阿克蘇市第五小學課間操的時間,學生從樓上蜂擁而下,前面的學生摔倒后引起踩踏事故,近百名學生受傷。

同樣是突發性事件,桑棗中學的學生可以全部逃生,以上幾所中學卻造成了重大事故。在實際生活中隨時都有可能發生危險,做流程與不做流程的結果卻有巨大差別。

三大流程是緊密聯系、相互依賴、相互作用的。戰略的制定必須考慮企業人員的條件和運營過程中可能出現的實際情況;而對人員的使用也應當根據戰略和運營計劃的要求;同時,企業的運營流程也必須與戰略和人力條件相結合。 

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